Politique de protection des renseignements personnels
Le présent avis sur la protection des renseignements personnels s’adresse aux personnes qui reçoivent des services de RBC Offshore Fund Managers Limited et RBC Fund Administration (CI) Limited.
Nous nous engageons fermement à protéger les renseignements personnels, financiers et commerciaux qui vous concernent.
Nous voulons que vous compreniez :
- Quels renseignements personnels vous concernant nous recueillons
- Comment nous obtenons des renseignements personnels vous concernant
- Comment nous utilisons les renseignements personnels qui vous concernent
- Sur quelle base nous utilisons les renseignements personnels qui vous concernent
- À qui nous communiquons des renseignements personnels qui vous concernent
- Quels sont les pays vers lesquels nous transférons des renseignements personnels qui vous concernent
- Pendant combien de temps nous conservons les renseignements personnels qui vous concernent
- Vos droits par rapport aux renseignements personnels qui vous concernent
Si vous avez des questions, ou si vous souhaitez obtenir des précisions sur le contenu de cet avis sur les renseignements personnels, n’hésitez pas à communiquer avec nous en employant l’une des méthodes décrites dans la section « Nous joindre », ci-dessous.
Quels renseignements personnels vous concernant recueillons-nous ?
Voici certains des renseignements que nous pouvons vous demander :
- Le présent avis sur la protection des renseignements personnels s’adresse aux personnes qui reçoivent des services de RBC Fund Administration (CI) Limited
- Des renseignements établissant votre identité (par exemple, nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, etc.) et vos antécédents personnels (ce qui peut comprendre des renseignements personnels concernant les membres de votre famille, si vous nous les avez fournis)
- Des renseignements relatifs aux opérations ou aux comportements financiers découlant de votre relation avec nous ou effectués par notre intermédiaire
- Des renseignements que vous avez fournis sur une formule de demande de produits ou services
- Des renseignements que vous fournissez sur les événements du cycle de vie du régime d’assurances collectives des employés auquel vous participez, les retraits par exemple
- Des renseignements concernant vos souhaits en ce qui a trait à l’application des prestations de décès
- Des renseignements relatifs aux entreprises clientes ou aux clients institutionnels (y compris les sociétés de personnes), aux personnes qui ont un intérêt dans ces clients, notamment les actionnaires, les associés, les administrateurs, les fiduciaires, les constituants, les protecteurs, les bénéficiaires, le personnel et les personnes-ressources de la société (ainsi que leurs clients individuels et les membres de leur famille), et les signataires autorisés.
Comment obtenons-nous des renseignements personnels vous concernant ?
Nous pouvons recueillir et vérifier des renseignements sur vous dans le cadre de notre relation avec vous et n’utiliserons de renseignements personnels constituant des données personnelles que conformément aux lois applicables en matière de protection des données.
Nous pouvons tirer ces renseignements de diverses sources, notamment de votre part, d’ententes de service que vous avez conclues avec nous ou par notre intermédiaire, de votre employeur, de votre ancien employeur (ou des sociétés affiliées ou membres de leur groupe) et d’autres sources, si cela est nécessaire pour fournir nos produits et services.
Nous pouvons faire des recherches en nous adressant à des agences de recherche de personnes, qui en conserveront un registre. Lorsque notre client est une entreprise ou un autre client institutionnel, nous pouvons également demander des renseignements à des agences de notation de crédit autorisées ou à des agences de prévention de la fraude au sujet de vos administrateurs ou partenaires (selon le cas).
Si vous communiquez avec nous par courriel ou par d’autres moyens électroniques, nous pouvons surveiller les courriels ou tout autre trafic électronique afin de recueillir des renseignements aux fins de sécurité, d’analyse statistique et de développement des systèmes.
Comment utilisons-nous les renseignements personnels qui vous concernent ?
Nous pouvons utiliser ou traiter des renseignements sur vous aux fins suivantes :
- Pour vérifier votre identité et enquêter sur vos antécédents personnels
- Pour nous aider à vous fournir un compte chez nous ou tout service que nous vous fournissons, ainsi qu’aux organismes de placement collectif ou aux autres entités de portefeuille dans lesquels vous investissez
- Pour servir vos autres relations avec RBC
- Pour respecter nos obligations réglementaires, juridiques ou financières ou les autres obligations de déclaration de RBC au Royaume-Uni ou dans tout autre territoire (selon le cas)
- Pour nous conformer aux lois, aux règlements ou aux ordonnances des tribunaux de tout territoire (qu’elles soient ou non strictement contraignantes ou susceptibles d’être appliquées contre nous)
- Pour prévenir ou détecter la fraude, le blanchiment d’argent, le financement d’activité terroriste ou tout autre acte criminel (ainsi que pour nous conformer aux politiques internes de RBC en matière d’identification du client et de lutte contre le blanchiment d’argent et la corruption)
- Pour recouvrer une dette
- Pour évaluer et gérer nos activités, nos finances et nos risques d’assurance
- Pour élaborer de nouveaux produits et services
- Pour nous défendre dans le cadre de tout conflit ou litige concernant votre compte chez nous ou les services que nous vous fournissons
- Pour déterminer si des produits et services offerts par RBC vous conviennent
- Pour satisfaire à des exigences réglementaires, pour des raisons de recherche ou d’historique, ou pour préparer des rapports statistiques anonymes de haut niveau ou y contribuer
- Pour consigner tout renseignement obtenu de votre part ou à votre sujet pendant notre relation
- Pour permettre certaines économies, notamment l’exploitation et la gestion des systèmes, la sauvegarde et la récupération des données des systèmes, l’évaluation des risques, les procédures relatives à l’identification du client et les vérifications visant la lutte anti-blanchiment.
Nous souhaiterons peut-être vous envoyer des renseignements sur des services ou d’autres offres qui, selon nous, vous intéresseront. L’utilisation de renseignements personnels à votre sujet nous aide à rendre nos communications avec vous plus pertinentes, plus sélectives et plus personnalisées, et à rendre votre expérience de nos services efficace et efficiente. Si vous ne souhaitez pas recevoir ces renseignements, vous devez nous en aviser par écrit, comme il est indiqué à la section « Vos droits ».
Sur quelle base utilisons-nous les renseignements personnels qui vous concernent ?
Nous utilisons les renseignements personnels qui vous concernent de la façon suivante :
- Pour nous conformer à nos obligations juridiques et réglementaires
- Pour nous acquitter de nos obligations légales envers vous à des fins commerciales légitimes. L’utilisation de renseignements personnels à votre sujet nous aide à exploiter et à améliorer notre société, ainsi qu’à réduire autant que possible toute interruption des services que nous pouvons vous offrir.
- Nous avons également un intérêt légitime à vous envoyer des renseignements sur les services et les offres qui, selon nous, vous intéresseront. Consultez la section « Comment utilisons-nous les renseignements personnels qui vous concernent ? » pour obtenir de plus amples renseignements sur les raisons commerciales légitimes pour lesquelles nous traitons des renseignements personnels
- Parce que vous avez donné votre consentement (si nous demandons expressément votre consentement pour traiter des renseignements personnels qui vous concernent à une fin précise)
- Pour prévenir et détecter la criminalité, pour d’importantes raisons d’intérêt public, pour établir ou exercer des poursuites ou des procédures judiciaires et pour assurer notre défense dans le cadre de telles poursuites ou procédures judiciaires.
- Bien que nous puissions demander votre consentement pour transmettre des renseignements confidentiels vous concernant, à moins d’indication contraire expresse, nous nous appuyons, comme il est indiqué ci-dessus, sur une autre base juridique pour traiter les renseignements personnels qui vous concernent.
À qui communiquons-nous des renseignements personnels qui vous concernent ?
Nous ne divulguerons et ne transmettrons les renseignements qui vous concernent qu’aux fins énoncées dans le présent document, et ce :
- Aux employés, mandataires, fournisseurs de services et autres sociétés de RBC, qui doivent préserver la confidentialité de ces renseignements
- À votre employeur ou votre ancien employeur, à sa demande, ou si cela est nécessaire pour que nous vous fournissions nos services
- Aux sociétés et organismes qui nous aident à traiter les opérations, notamment les dépositaires
- Aux organismes de réglementation, aux autorités policières ou aux organismes chargés d’appliquer la loi et de prévenir la fraude, lorsque nous (ou RBC) sommes obligés de le faire ou en avons l’autorisation par ordonnance d’un tribunal, d’un tribunal gouvernemental ou administratif ou encore par une loi, un règlement ou toute autre prescription juridique
- Aux agences d’évaluation du crédit, auxquelles nous fournissons des renseignements sur votre solvabilité et sur la façon dont votre compte est géré dans des cas comme ceux où vous remboursez en retard une dette ou un autre passif qui nous est dû, des renseignements financiers ou d’autres renseignements connexes et qui peuvent les transmettre à d’autres parties
- À toute personne avec laquelle vous détenez un compte conjoint ou que vous avez désignée dans la formule de demande (ou autrement) comme ayant un pouvoir sur votre compte chez nous
- À toute personne à qui nous pouvons céder ou transférer nos droits et nos obligations en vertu de notre entente avec vous ou à des tiers, en raison d’une restructuration, d’une vente ou d’une acquisition de Banque Royale du Canada ou de l’une de ses filiales directes ou indirectes, à condition que le destinataire les utilise aux mêmes fins que celles pour lesquelles ils nous ont été fournis au départ ou que nous les avons utilisés
- Aux personnes auxquelles, selon nous, il est nécessaire de le faire lorsque, si nous nous abstenions de le faire, cela nuirait à notre réputation ou ferait en sorte que nous ne serions plus en règle, nous exposerait à des poursuites civiles ou criminelles dans un territoire ou lorsque l’omission de les divulguer serait, à notre avis, préjudiciable à notre égard, à celui de RBC, à nos prête-noms, conseillers ou agents ou à toute autre personne qui, selon nous ou RBC, de bonne foi, a le droit de faire une demande de divulgation
- À toute autre personne, si la divulgation est faite à votre demande ou avec votre consentement (ou celui de vos conseillers ou mandataires), ou si cela est autorisé dans le cadre de notre entente avec vous
Transmission de renseignements personnels à votre sujet hors du territoire du responsable de leur traitement
La prestation de nos services peut entraîner la transmission, le stockage ou le traitement de certains renseignements personnels vous concernant dans des territoires autres que celui du responsable de leur traitement (voir la section « Responsable du traitement des données » ci-dessous).
Ces autres territoires peuvent se trouver à l’extérieur du Royaume-Uni, des Îles Anglo-Normandes ou de l’Espace économique européen, ce qui pourrait faire en sorte que les renseignements vous concernant soient soumis aux lois de ces autres territoires, que ceux-ci aient ou non des lois équivalentes ou adéquates en matière de protection des données.
Selon le territoire où le responsable du traitement des données vous concernant est établi, ces autres territoires peuvent notamment comprendre :
- Royaume-Uni
- Guernsey
- Canada
Si nous transmettons des renseignements personnels à votre sujet à l’extérieur du territoire de compétence du responsable du traitement des données vous concernant, nous mettrons en place des mesures appropriées pour nous assurer que les renseignements personnels vous concernant demeurent protégés et en sécurité lorsqu’ils sont transmis à l’extérieur du territoire de compétence du responsable du traitement des données vous concernant, conformément aux lois sur la protection des données applicables.
Ces mesures comprennent la conclusion de clauses contractuelles types. Pour obtenir plus d’information, veuillez écrire à l’adresse dpo@rbc.com
Pendant combien de temps conservons-nous les renseignements personnels qui vous concernent ?
Nous ne conserverons les renseignements que nous recueillons auprès de vous qu’aussi longtemps que nécessaire, et ce, conformément à notre Politique de conservation et de destruction des documents. À la fin de notre relation avec vous, cette période s’étendra à la période requise de temps à autre en vertu des lois et règlements pertinents, notamment en ce qui a trait à la tenue des dossiers, aux délais de prescription et à l’identification des clients.
Sécurité des données
La protection des données personnelles et la protection contre la fraude sont nos principales priorités. En plus de nos rigoureuses pratiques en matière de protection des renseignements personnels, nous utilisons une vaste gamme de technologies, d’outils et de processus de sécurité pour assurer la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des renseignements qui vous concernent et de vos opérations.
Vos droits
Si vous croyez que l’un ou l’autre des renseignements détenus dans un dossier centralisé, notamment les renseignements personnels vous concernant, est inexact ou erroné, vous devez nous en aviser pour nous permettre de les mettre à jour ou les corriger, selon le cas.
Vous avez le droit :
- D’accéder aux renseignements personnels qui vous concernent
- À la correction, la restriction, la portabilité et la destruction des renseignements vous concernant que nous traitons
- À nous permettre d’utiliser des renseignements personnels à votre sujet lorsque nous ne le faisons que pour des raisons commerciales légitimes ou à des fins de marketing direct.
Ces droits sont assujettis à toutes les exemptions prévues par les lois applicables sur la protection des données.
Vous pouvez exercer ces droits en tout temps en envoyant une demande par courriel à l’adresse dpo@rbc.com ou en nous écrivant, selon le cas, à l’adresse : RBC Offshore Fund Managers Limited, PO Box 246, Dorey Court, Admiral Park, St Peter Port, Guernsey, Channel Islands, GY1 3QE et en nous fournissant, à notre demande, des renseignements supplémentaires (y compris une preuve d’identité appropriée).
Vous pouvez retirer votre consentement au traitement des renseignements personnels vous concernant (si nous traitons des renseignements personnels vous concernant avec votre consentement). Si vous vous opposez au traitement des renseignements personnels vous concernant, ou si vous avez donné votre consentement à leur traitement et choisissez de le retirer ultérieurement, nous respecterons ce choix, conformément à nos obligations juridiques. Cela pourrait toutefois nous empêcher de vous fournir les produits ou services que vous avez demandés. Il pourrait aussi être plus difficile pour nous de vous conseiller ou de vous proposer des solutions de rechange appropriées.
Si vous estimez que nous ne respectons pas les règles applicables en matière de protection des renseignements personnels, vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de protection des données compétente et de faire appel de la décision une fois qu’elle aura été rendue.
Responsable du traitement des données
Le responsable du traitement des données relatives aux renseignements personnels vous concernant est l’entité désignée dans votre contrat ou document de souscription avec la contrepartie mentionnée ci-dessus, qui a été engagée pour fournir des services dans le cadre de ce contrat.
Communiquez avec nous
Vous pouvez communiquer avec notre délégué à la protection des données en envoyant un courriel à l’adresse dpo@rbc.com ou en écrivant à l’adresse Data Protection Officer, 100 Bishopsgate, London EC2N 4 AA.