Des pressions s’exercent toujours sur les gestionnaires et les propriétaires d’actifs pour qu’ils transforment leurs modèles opérationnels et réalisent des gains d’efficacité. Ce faisant, ils pourront s’adapter et de prospérer dans le contexte hautement concurrentiel d’aujourd’hui. L’intérêt que suscite l’automatisation favorise l’efficacité grâce à l’élimination des tâches répétitives et fastidieuses. Cependant, la réussite des projets d’automatisation passe par une planification minutieuse, l’innovation technologique et le respect des travailleurs touchés.
Renforcement de l’accent sur l’automatisation
L’automatisation permet d’accroître l’efficacité depuis le début de l’ère de la machine. Pourquoi ce processus est-il maintenant en pleine expansion dans le secteur des services financiers ?
Les solutions technologiques sont aujourd’hui moins coûteuses et beaucoup plus accessibles
« L’une des raisons tient au fait que la technologie et ses solutions sont moins coûteuses et beaucoup plus accessibles », explique Vera Gligoric, directrice générale, Comptabilité des fonds et des régimes de retraite, RBC Services aux investisseurs. « C’est aussi parce qu’il y a 10 ou 20 ans, les ingénieurs des données, les experts en science des données et les informaticiens se retrouvaient presque tous dans des sociétés axées sur la technologie comme Google, IBM et Microsoft. Ces compétences sont maintenant en forte demande dans tous les secteurs. Les collèges et les universités ont donc formé les étudiants pour qu’ils soient en mesure d’aider les organisations désireuses d’automatiser leurs activités. »
Le télétravail durant la pandémie a aussi suscité de l’intérêt pour de nouvelles possibilités d’automatisation, notamment pour distribuer des documents plus efficacement ou apposer des signatures électroniques.
Repérage des possibilités d’automatisation
Mme Gligoric souligne que le secteur des services financiers regorge de possibilités d’automatisation des tâches qui nécessitent une intervention humaine. En collaboration avec le Bureau de gestion des données de RBC Services aux investisseurs, elle cherche actuellement à déterminer ce qui peut être automatisé et à mettre en œuvre de nouvelles mesures d’efficacité au sein de l’organisation.
Les goulots d’étranglement sont souvent repérés par les employés eux-mêmes
« Les employés doivent parfois copier l’information d’un système pour la saisir manuellement dans un autre », observe Mme Gligoric. « Nous avons également recours à la conversion manuelle et la standardisation de l’information d’un format à un autre afin qu’elle puisse être transmise entre les systèmes. Ces types de goulots d’étranglement sont souvent repérés par les employés eux-mêmes et sont propices à l’automatisation. Nous remplaçons ainsi l’apport humain par un processus robotisé plus efficace. »
L’automatisation de ces tâches permet notamment de réduire les coûts de main-d’œuvre, d’assurer un service 24 heures sur 24 et de limiter le risque d’erreur. Grâce à l’accélération de la production, les organisations favorisent aussi l’accès à l’information en temps réel, ce qui contribue à la prise de décisions meilleures et plus rapides. De plus, l’automatisation d’un grand nombre de tâches permet aux entreprises de prendre de l’expansion sans devoir embaucher des employés.
Établissement des objectifs
Il convient toutefois de noter que l’établissement des objectifs d’un projet d’automatisation dès le départ est souvent plus important que la détermination des moyens pour le réaliser. Des outils tels que l’intelligence artificielle et les algorithmes d’apprentissage automatique peuvent s’avérer utiles pour mener à bien des projets d’automatisation complexes. Cela dit, Mme Gligoric est d’avis que les chances de réussite sont plus élevées si l’on commence par effectuer de petits changements avant d’en entreprendre de grands.
Les chances de réussite sont plus élevées si l’on commence par effectuer de petits changements
« Je compare le processus aux voitures autonomes, mentionne-t-elle. Les conducteurs ne peuvent pas encore fermer les yeux et se laisser transporter jusqu’à destination. Cependant, ils peuvent aisément utiliser les fonctionnalités existantes pour maintenir une vitesse adéquate et rester dans la bonne voie. L’automatisation est un processus itératif qui commence par des objectifs fondamentaux et qui donne souvent de meilleurs résultats lorsque la valeur ajoutée croît au fil du temps. »
Pour mener à bien des projets d’automatisation, il est nécessaire de réfléchir aux questions de protection des données et de cybersécurité lors de la phase de planification. La nouvelle méthode de traitement des données respecte-t-elle les règles de protection des renseignements personnels de l’entreprise ? Qui a accès aux données ? Doivent-elles être anonymes ou agrégées ? Le système fait-il l’objet de contrôles réguliers pour protéger les données contre les cyberattaques ? Vous devriez être en mesure de répondre à chacune de ces questions.
Souci de la gestion du changement
Les initiatives d’automatisation soulèvent également des inquiétudes quant à la sécurité d’emploi. Une bonne gestion du changement peut favoriser la compréhension du projet par les travailleurs concernés et leur permettre de s’exprimer sur sa mise en œuvre.
« Il est important de souligner que le but n’est pas de remplacer les employés, mais les tâches, insiste Mme Gligoric. Nous pouvons perfectionner les compétences de nombreuses personnes et les réaffecter à des postes dont les tâches ne peuvent être accomplies par des machines. Nous sommes à la recherche de champions au sein de la direction et à d’autres échelons de l’organisation qui seront aptes à communiquer ces messages, à modifier le déroulement des opérations et à promouvoir ces changements auprès d’autres personnes. »
Le choix des bons partenaires est essentiel
Enfin, les projets d’automatisation nécessitent plus qu’un simple investissement ponctuel. Il peut être nécessaire de modifier les protocoles d’automatisation en raison de nouveaux règlements et de nouvelles exigences de conformité, de l’évolution des préférences des clients ou du lancement d’instruments et de stratégies de placement. « Il est important de choisir avec soin ses partenaires, ses fournisseurs et ses prestataires de service, soutient Mme Gligoric. Ils contribuent au développement continu de l’entreprise et au processus d’automatisation à long terme. »